Einen Aufenthalt ohne Austauschorganisation selbst in die Hand zu nehmen, kommt nur für diejenigen in Frage, die bereits über gute Familien- und Schulkontakte im Ausland verfügen. Aber auch in diesem Fall ist zu beachten, dass Kinder in manche Länder ohne den Rückhalt einer anerkannten Organisation für einen längeren Aufenthalt nicht einreisen dürfen. Außerdem können mancherorts hohe Schulkosten anfallen, die die Programmkosten einer Austauschorganisation oft übersteigen. Neben der organisatorischen Abwicklung stellen die Veranstalter auch kompetente Ansprechpartner zur Verfügung, die jederzeit mit Rat und Tat zur Seite stehen. Um die passende Austauschorganisation zu finden, sollten folgende Punkte abgeklärt werden:
Wer bietet das gewünschte Austauschland?
Welches Programm können die Eltern finanzieren?
Welches Programm entspricht den Erwartungen?
Welches Interesse hat die Austauschorganisation (kommerziell oder gemeinnützig)?
Unbedingt notwendig ist ein Auswahlverfahren, das ausführliche schriftliche Bewerbungsunterlagen sowie mindestens ein persönliches Gespräch beinhaltet. Da die Organisationen Menschen zusammenbringen, die für einen gewissen Zeitraum miteinander leben und voneinander profitieren sollen, müssen sie sich von den Bewerbern ein möglichst umfassendes Bild machen. Die Auswahlkriterien der Veranstalter werden nicht in jedem Fall offen gelegt, gefragt sind aber fast immer Verantwortungsbewusstsein, Gemeinschaftssinn, Selbstvertrauen, Offenheit, gute Auffassungsgabe und kommunikative Fähigkeiten. Nach der Vertragsunterzeichnung sollte der Bewerber gut vorbereitet werden. Dazu eignen sich Treffen mit ehemaligen Teilnehmern oder Seminare, in denen über das Gastland und die eigene Identität gesprochen wird. Während des Aufenthaltes sollten nicht nur die Schüler im Ausland betreut werden, auch die Eltern zu Hause brauchen einen kompetenten, ständig erreichbaren Ansprechpartner.
